YABANDPAY · DOCUMENTATION
Remboursements
Effectuez des remboursements complets ou partiels, configurez les autorisations d’approbation et suivez leur statut ainsi que le traitement des soldes insuffisants.
1. Effectuer un remboursement
Les marchands peuvent gérer les remboursements lorsqu’une commande est annulée ou qu’un client demande un remboursement. Vous pouvez lancer rapidement un remboursement et suivre son statut dans le portail marchand ou l’application YabandPay.
Méthode 1 : effectuer un remboursement dans le portail marchand YabandPay
- Connectez-vous au portail marchand et cliquez sur “Transaction Management” > “Payment Orders”.
- Recherchez la commande à rembourser et double-cliquez dessus pour ouvrir ses détails.
- Repérez Add a new refund en bas de la page des détails de la commande.
- Cliquez pour ouvrir la page de remboursement, puis saisissez le montant et le motif.
Méthode 2 : effectuer un remboursement dans l’application YabandPay
- Dans le menu inférieur de l’application, touchez Details, sélectionnez la commande à rembourser et ouvrez ses détails de transaction.
- Touchez Refund, saisissez le montant et le motif du remboursement, puis envoyez la demande. Le système la traitera ensuite.
Conseil
Tips:
- Les remboursements ne peuvent être effectués que vers le moyen de paiement d’origine. Les fonds seront retournés par le canal initial du client.
- Les remboursements complets et partiels sont acceptés, mais leur montant total ne doit pas dépasser le original payment amount.
- Transactions older than one year generally cannot be refunded.
- After a refund succeeds, the payer generally receives the returned funds within a few minutes to one month.
2. Refund Approval
Refund Permission Settings
YabandPay propose différents niveaux d’autorisation de remboursement pour les comptes caissiers afin de renforcer le contrôle des accès et la sécurité des fonds. Types d’autorisation :
| Permission Level | Description |
|---|---|
| Approved (approval required) | The cashier can submit refund requests, but an administrator or operations staff member must provide an additional approval. |
| Immediately (immediate refund) | The cashier can initiate refunds directly without approval. The refund request takes effect immediately. |
| Disabled | The cashier cannot initiate any refund operation. |
Go to “Settings” > “Gestion des magasins”, find the relevant cashier account, and change Refund Permission under Basic Information.
Conseil
Tip:
To protect funds, newly created cashier accounts have “Approved (approval required)” as their default refund permission.
Refund Approval
Statut du remboursement : To-be-approval, c’est-à-dire qu’une approbation est requise.
Après l’envoi d’une demande de remboursement soumise à approbation, l’administrateur ou l’opérateur du marchand doit l’approuver.
Vous pouvez approuver les demandes dans “Refund Orders”.
3. Finding Refund Orders and Tracking Their Status
Les marchands peuvent consulter et suivre en temps réel toutes les commandes de remboursement dans le portail marchand YabandPay, afin d’en surveiller l’avancement et de garantir un processus fluide et transparent.
Navigation
- Open “Transaction Management” > “Refund Orders”.
- Filter refund records by criteria such as date range, order ID, or refund status.
- Click an order to view details, including:
- Original transaction information
- Refund amount
- Statut actuel, par exemple remboursé ou en attente d’approbation
- Heure de l’opération et personne qui l’a effectuée
Administrators and operations staff can also review and approve refund requests with a “To-be-approval” status on this page.
Cette fonction offre aux marchands une vue complète du traitement des remboursements, améliore l’efficacité du rapprochement financier et réduit la charge du service client.
Refund Statuses
| Status | Description |
|---|---|
| To-be-approval | Awaiting approval. Only administrators and operations staff are authorized to approve the request. |
| Refund pending | The refund has been submitted, but the current account balance is insufficient. The system continues monitoring the balance and automatically resumes the refund once sufficient funds are available. |
| Refund processing | The refund request has been submitted, and the system is processing it with the payment channel. |
| Refunded | The refund has been completed successfully, and the funds have been returned to the cardholder’s account through the original payment method. |
| Refund failed | The refund failed. The merchant can retry based on the failure reason or contact the support team. |
| Refund error | An error occurred during system processing. Contact YabandPay customer support promptly. |
| Refund cancel | The refund request has been cancelled and will no longer be executed. |
4. Insufficient Balance for a Refund
Lorsque le montant du remboursement dépasse le montant total des transactions du jour (heure des Pays-Bas) ou le solde disponible dans le portefeuille du marchand, le remboursement est suspendu et le statut de la commande devient Refund pending. Dès que le montant des transactions du jour devient suffisant, le système reprend automatiquement le remboursement.
To speed up processing, you can also contact YabandPay to top up the balance so the refund can be completed promptly.