YABANDPAY · DOCUMENTATION
Refunds
Start volledige of gedeeltelijke terugbetalingen, configureer goedkeuringsmachtigingen en volg terugbetalingsstatussen en afhandeling van ontoereikend saldo.
1. Een terugbetaling starten
Handelaren kunnen terugbetalingsbeheer gebruiken wanneer een bestelling wordt geannuleerd of een klant om terugbetaling vraagt. Via het YabandPay-merchantportaal of de app kunt u snel een terugbetaling starten en de status volgen.
Method 1: Een terugbetaling starten in het YabandPay-merchantportaal
- Meld u aan bij het merchantportaal en klik op “Transaction Management” > “Payment Orders”.
- Zoek de bestelling die u wilt terugbetalen en dubbelklik erop om de bestelgegevens te openen.
- Zoek onderaan de pagina met bestelgegevens naar Add a new refund.
- Klik om de terugbetalingspagina te openen en voer het bedrag en de reden in.
Method 2: Een terugbetaling starten in de YabandPay-app
- Tik in het onderste menu van de app op Details, selecteer de bestelling die u wilt terugbetalen en open de transactiedetails.
- Tik op Refund, voer het bedrag en de reden in en dien het verzoek in. Het systeem verwerkt het verzoek vervolgens.
Tip
Tips:
- Terugbetalingen kunnen alleen naar de oorspronkelijke betaalmethode worden gedaan. Het geld wordt via het oorspronkelijke betaalkanaal van de klant teruggestort.
- Volledige en gedeeltelijke terugbetalingen worden ondersteund, maar het totale terugbetaalde bedrag mag het oorspronkelijke betaalbedrag niet overschrijden.
- Transacties van meer dan een jaar oud kunnen doorgaans niet worden terugbetaald.
- Na een geslaagde terugbetaling ontvangt de betaler het geld doorgaans binnen enkele minuten tot een maand terug.
2. Terugbetalingen goedkeuren
Refund Permission Settings
YabandPay ondersteunt verschillende machtigingsniveaus voor terugbetalingen bij kassiersaccounts om toegangsbeheer en de veiligheid van tegoeden te versterken. Soorten machtigingen:
| Permission Level | Beschrijving |
|---|---|
| Approved (approval required) | De kassier kan terugbetalingsverzoeken indienen, maar een beheerder of medewerker van Operations moet deze aanvullend goedkeuren. |
| Immediately (immediate refund) | De kassier kan rechtstreeks terugbetalingen starten zonder goedkeuring. Het verzoek wordt onmiddellijk van kracht. |
| Disabled | De kassier kan geen terugbetalingen starten. |
Ga naar “Settings” > “Store Management”, zoek het kassiersaccount en wijzig Refund Permission onder Basic Information.
Tip
Tip:
To protect funds, newly created cashier accounts have “Approved (approval required)” as their default refund permission.
Terugbetalingen goedkeuren
Terugbetalingsstatus: To-be-approval, wat betekent dat goedkeuring vereist is.
Nadat een terugbetaling waarvoor goedkeuring nodig is, is ingediend, moet de beheerder of operator van de handelaar deze goedkeuren.
U kunt verzoeken goedkeuren onder “Refund Orders”.
3. Finding Refund Orders and Tracking Their Status
Handelaren kunnen alle terugbetalingsopdrachten in realtime bekijken en volgen via het YabandPay-merchantportaal om de voortgang te bewaken en het proces soepel en transparant te houden.
Navigation
- Open “Transaction Management” > “Refund Orders”.
- Filter terugbetalingsrecords op criteria zoals date range, order ID, or refund status.
- Klik op een bestelling om de details te bekijken, waaronder:
- Informatie over de oorspronkelijke transactie
- Terugbetalingsbedrag
- Huidige status, bijvoorbeeld refunded of awaiting approval
- Tijdstip van de actie en de uitvoerder
Beheerders en medewerkers van Operations kunnen op deze pagina ook terugbetalingsverzoeken met de status “To-be-approval” controleren en goedkeuren.
Deze functie geeft handelaren een volledig overzicht van terugbetalingen, verbetert de efficiëntie van financiële reconciliatie en vermindert de werkdruk van de klantenservice.
Refund Statuses
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| To-be-approval | Wacht op goedkeuring. Alleen beheerders en medewerkers van Operations mogen het verzoek goedkeuren. |
| Refund pending | De terugbetaling is ingediend, maar het huidige rekeningsaldo is ontoereikend. Het systeem blijft het saldo controleren en hervat de terugbetaling automatisch zodra er voldoende tegoed is. |
| Refund processing | Het terugbetalingsverzoek is ingediend en het systeem verwerkt dit via het betaalkanaal. |
| Refunded | De terugbetaling is voltooid en het geld is via de oorspronkelijke betaalmethode naar de rekening van de kaarthouder teruggestort. |
| Refund failed | De terugbetaling is mislukt. De handelaar kan het op basis van de reden opnieuw proberen of contact opnemen met de supportafdeling. |
| Refund error | Tijdens de systeemverwerking is een fout opgetreden. Neem direct contact op met de klantenservice van YabandPay. |
| Refund cancel | Het terugbetalingsverzoek is geannuleerd en wordt niet meer uitgevoerd. |
4. Insufficient Balance for a Refund
Wanneer het terugbetalingsbedrag hoger is dan het totale transactiebedrag van de huidige dag (Nederlandse tijd) of het beschikbare saldo in de wallet van de handelaar, wordt de terugbetaling gepauzeerd en verandert de status van de terugbetalingsopdracht in Refund pending. Zodra het transactiebedrag van de huidige dag voldoende is toegenomen, hervat het systeem de terugbetaling automatisch.
U kunt contact opnemen met YabandPay om het saldo aan te vullen en de terugbetaling sneller te laten voltooien.